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मेल मर्ज क्या है ?यह कैसे किया जाता है ? What is mail merge ? How is this done ?

                                            मेल मर्ज                                               

मेल मर्ज एक मास मेलिंग सुविधा है ,जो नाम, एड्रेस और रेसीपिएंट्स (recipients) के बारे में जानकारी लेती है और इस जानकारी को एक लेटर के साथ मर्ज कर देती है | मेल मर्ज प्रिंट में दो फाइल्स का प्रयोग होता है | एक डाटा फाइल, जिसमें डाटा आइटम्स (फील्ड्स) होते है , जो किसी विशेष क्रम में व्यवस्थित होते है और एक मास्टर फाइल , जिसमें स्टैण्डर्ड टेक्स्ट एवं डाटा  वेरिएबल्स होते हैं , जो निश्चित आइटम्स से रिप्लेस किये जाते हैं जिन्हें एमएस-वर्ड 2010 में मर्ज ऑपरेशन के समय डाटा फाइल से लिया जाता है |                                                                                               

एक मेल मर्ज लेटर बनाना                                  

मर्ज डॉक्यूममेण्ट को किस तरह से बनाना और प्रिंट करना हैं ,                                                                        

1. एक डेटा सोर्स बनाएँ।                                                

2. एक मेन डॉक्यूमेण्ट बनाएँ।                                       

 3. मेन डॉक्यूमेंण्ट में फील्ड्स इन्सर्ट करें।                      

 4. डिज़ाइन और डाटा एंट्री एरर्स की जाँच करें।                 

5. डाटा सोर्स डॉक्यूमेंण्ट और मेडॉक्यूमेंण्ट को मर्ज करें और अंत में मर्ज्ड डॉक्यूमेंण्ट को प्रिंट करें।                                                                                                                    

डाटा सोर्स की प्लानिंग करना                                           

एक डाटा सोर्स डॉक्यूमेंट को डिज़ाइन करना, मेल मर्ज फीचर को प्रयोग करने का एक महत्वपूर्ण भाग है। शुरुआत में आप ऐसा डाटा सोर्स डॉक्यूमेंट बना सकते हैं, जिसमें एक फील्ड आपके फ्रैण्ड के नाम का हो, एक एड्रेस का हो, एक सिटी और एक पिनकोड का हो। यह हमेशा अच्छा होता है, यदि आप डाटा को मल्टीपल फील्ड्स में ही पढ़े अर्थात् आप नाम फील्ड के लिए, फर्स्ट नेम और लास्ट नेम, दो फील्ड्स प्रयोग कर सकते हैं। इसी तरह के आप हाउस नम्बर, कॉलोनी, सिटी और पिन कोड के लिए अलग-अलग फील्ड्स रख सकते हैं।                                             

उदाहरण के लिए,यदि आप एक मैसेंजर के द्वारा एक नियंत्रण पत्र डिलीवर करना चाहते हैं, तो आपको एड्रेसेज़ को कॉलोनी फील्ड के आधार पर शार्ट करना होगा, ताकि निमंत्रण जो एक ही कॉलोनी के होते हैं, को मैसेंजर द्वारा एक साथ भेजे जा सकते हैं।                                                                                                                                                                                                              

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